Integrálható dokumentumkezelési rendszerek

A MyQ dokumentumkezelő rendszer

A MyQ egy egyedi nyomtatáskezelő megoldás, amely a nyomtatási szolgáltatások széles tárházának hatékony menedzselését nyújtja, mint például nyomtatási költségfigyelés, a nyomtatási és másolási feladatok szabályzása, a nyomtató berendezések státuszának online követése, szkennelés menedzsment és helyi nyomtató menedzsment. Lehetőséget nyújt kreditkezelésre és grafikus riportok generálására is. Egyetlenként a piacon, a MyQ rendelkezik beépített szervizmodullal is.

Főbb funkciók

1. Univerzális támogatás 25 gyártó több, mint 1700 típusához, és a további típusok illesztése ingyenes
2. Pontos költség kimutatás felhasználókról, részlegekről, eszközökről és projektekről
3. Várakozó nyomtatások lekérése tetszés szerinti nyomtatón, akár telephelyek között is (follow me)
4. Egyszerűsített szkennelés és faxolás
5. Kreditrendszer, nyomtatási kvóták és hozzáférések szabályozása
6. Több, mint 70, testreszabható, grafikus jelentés sablon
7. Kellékfogyás automatikus észlelése és utánrendelése
8. Problémák és kihatásaik automatikus jelentése
9. Szerviz szerződések nyilvántartása, SLA-k ellenőrzése
10. Teljesértékű kellékanyag rendelési rendszer
11. Valamely eszköz meghibásodása esetén egy másik eszköz beállítás nélkül helyettesítheti

Megtakarítás a MyQ-val

A nyomtatási költségek csökkentése a leggyakoribb oka, ha egy cég beruház egy nyomtatás felügyeleti rendszerre. A MyQ segítségével többféleképp is realizálhat megtakarításokat.

Központosított nyomtatás

Több kis asztali nyomtatót felváltunk egyetlen, nagy teljesítményű folyosói eszközre, melyet ellátunk MyQ vezérlőállomással és kártyaolvasóval. A nagy teljesítményű eszköz üzemeltetési költsége töredéke a kis nyomtatókénak, ezért így lehet az első, legnagyobb megtakarítást elérni.

A MyQ vezérlőállomás segít a nyomtatások bizalmas jellegének megőrzésében. Amikor valaki nyomtat, az nem fog azonnal kijönni, csak miután ő azonosítja magát a készüléknél a belépőkártyájával vagy PIN kódjával. Ezzel elhárítható az utolsó, asztali nyomtatók mellett szóló érv is.

A felesleges nyomatszám csökkentése

Egy monitoring rendszer bevezetése magával hozza a magasabb felhasználói fegyelmet is. Onnantól, hogy a nyomatok számszerűsíthetők, és egyénekhez rendelhetők, mindenki meggondolja alaposan, hogy vajon mindenre szüksége van-e papírra kinyomtatva.

A tévedésből kiküldött oldalak törlése

A felhasználóknak lehetőségük van a kiküldött nyomtatásaikat kezelni a MyQ webes felületén, vagy a szoftveres (embedded) terminálokon. Ennek segítségével a tévedésből kiküldött, vagy azóta fontosságukat veszített nyomtatások még kitörölhetők, mielőtt azokat kinyomtatná a nyomtató.

Munkaidő spórolás – follow me

Az úgynevezett “follow me” nyomtatás jelentősége, hogy a felhasználó nem közvetlenül a nyomtatóra, hanem egy közös nyomtatósorba küldi a dokumentumait, és az ott várakozik addig, amíg a tulajdonosa azt le nem kéri egy, az adott nyomtatósorba bevont nyomtatóról. Ez legfőképp akkor hasznos, ha az általa használt készüléket jelenleg épp más használja, és ahelyett, hogy sorba állna, a legközelebbi nyomtatónál ilyenkor ugyanúgy lekérheti a nyomtatásait

MyQ ismertető

Mi a MyQ?

A MyQ egy központi nyomtatás-felügyeleti rendszer, melynek segítségével pontosan naplózható, hogy ki, mikor, milyen nyomtatón, mit nyomtatott, szkennelt vagy másolt. A MyQ egyik fő funkciója a “Follow-Me” nyomtatás, melynek lényege, hogy az elküldött nyomtatásokat igény szerint
tetszőleges nyomtatón le lehet hívni utólag, és az csak a tulajdonos azonosítását követően, az ő jelenlétében kerül kinyomtatásra, addig nem.

A MyQ komponensei

Három fontos részegységből áll egy ilyen rendszer. Ezek az alábbiak:

Szerver

Minden nyomtatás ide fut be (Pro verzió esetén a szkennelések is), és itt található a központi adatbázis a felhasználókkal, nyomtatókkal, illetve az ezekhez kapcsolódó jogosultságokkal, házirendekkel. A szerver vezérel minden nyomtatót és MyQ terminált. Lehet több szerverből álló rendszert is kiépíteni, erről később lesznek további részletek.

MyQ Terminál

Ez lehet hardver, vagy az adott készülékre telepített szoftver. Ez végzi az adott készülék kezelőpaneljének nyitását/zárását, illetve a kommunikációt a szerverrel.

A MyQ szoftveres (embedded) terminálja az alábbi gyártók készülékeit támogatja:

• Kyocera
• Ricoh
• Sharp
• Xerox

Azonosító eszköz

Ez lehet kártyaolvasó, vagy PIN kód bevitelére alkalmas numerikus billentyűzet. Az utóbbi a szoftveres terminálokon alapból megtalálható. Kártyaolvasó tekintetében univerzális modellekkel dolgozunk, és mindig az ügyfél által már rendszeresített proximity kártya rendszerhez illeszthető, kompatibilis olvasót ajánlunk.

Mi a ScannerVision?

A ScannerVision egy központi szerver alapú dokumentum érkeztető rendszer, amelynek segítségével a szkennelési folyamatokat lehet automatizálni. A szkennelt dokumentumok a központi szerverre kerülnek, ahol a szoftver a megfelelő műveletek végrehajtása után a kért formátumra konvertálva továbbítja őket a megfelelő helyre a szkennelés során bevitt, vagy a rendszer által OCR segítségével kinyert információkkal együtt.

A ScannerVision komponensei

Négy fontos részegységből áll egy ilyen rendszer. Ezek az alábbiak:

Szerver

Alapfunkció szerint a szkennelési feladatok ide futnak be az esetlegesen hozzájuk csatolt adatokkal együtt. A szerveren történik a beérkezett képek feldogozása, az OCR, valamint a különféle Workflow folyamatok alapján a szkennelt dokumentumok végső formába öntése és továbbítása a célhelyre.

A szerveren történik a kliens gépek és a rendszer felhasználóinak adminisztrációja, valamint itt hozhatjuk létre a szkennelési folyamatokat, úgynevezett Workflow template szabályokat, amelyek segítségével az egyes szkennelési műveleteket lehet automatizálni

Embedded terminál

Ez az adott készülékekre telepített szoftver. Ennek a segítségével indíthatjuk el a szerveren kialakított szkennelési folyamatokat. A szerverrel a felhasználói azonosítás során és a szkennelési folyamatok aktualizálása során kommunikál. A ScannerVision szoftveres (embedded) terminálja az alábbi gyártók készülékeit támogatja:

• Kyocera
• Ricoh
• Samsung

Desktop Kliens

Windows alapú számítógépeken futtathatjuk a Desktop Kliens alkalmazást. A Desktop Klienssel az Embedded terminálhoz hasonlóan indíthatunk a szerveren megtalálható template –k alapján szkennelési folyamatokat, annyi a különbség, hogy itt már meglévő dokumentumokat tudunk kijelölni a fájlrendszerről, vagy pedig TWAIN szkenner segítségével tudjuk beszkennelni azokat.